매일 아침 9시에 출근해서 가장 먼저 하는 일이 뭔가요? 아마 어제 정리하지 못한 엑셀 데이터를 정렬하고, 쌓인 메일 중 중요한 것들을 분류하고, 산더미처럼 쌓인 문서들을 폴더별로 정리하는 일일 겁니다. 이런 반복 업무에 하루 1-2시간을 쓰고 있다면, 지금 바로 이 글을 읽고 있는 게 당신의 일 습관을 바꿀 절호의 기회입니다. AI 도구들이 이미 충분히 성숙했고, 특별한 기술 지식 없어도 누구나 10분이면 자동화를 설정할 수 있는 수준이 됐거든요. 지금부터 소개하는 방법들을 써먹으면 당신은 매주 5시간 이상을 되찾을 수 있습니다.
AI 자동화, 이제는 선택이 아닌 필수
직장 생활 10년 차라는 어느 과장의 하소연을 들어보면 참 공감이 됩니다. “회사에서는 효율성을 강조하면서 정작 업무의 절반은 반복 작업인데, 이걸 다 손으로 처리하라니.” 안타깝게도 이게 한국 직장의 현실입니다. 하지만 여기서 중요한 건 회사 체계를 바꿀 수 없다면, 자신의 업무 방식을 바꿔야 한다는 거죠.
지금 시장에 나와 있는 AI 도구들은 정말 놀라운 수준입니다. 한때는 프로그래밍을 알아야만 자동화가 가능했지만, 이제는 마우스 클릭만으로 복잡한 업무 흐름을 설정할 수 있게 됐습니다. 특히 한국 직장인들이 가장 많이 하는 세 가지 업무, 즉 엑셀 데이터 처리, 이메일 관리, 문서 정리는 정말 놀라울 정도로 간단하게 자동화됩니다.
엑셀은 더 이상 수작업이 아니다
매월 초가 되면 지난달 판매 데이터를 엑셀에서 정렬하고 집계하는 직무들이 많습니다. 데이터량이 적을 땐 괜찮지만, 1000줄 이상의 데이터를 다뤄야 한다면? 말 그대로 생지옥입니다. 여기서 ChatGPT나 Claude 같은 생성형 AI가 빛을 발합니다.
예를 들어 고객 정보가 담긴 엑셀 파일이 있다고 하죠. 우편번호, 전화번호, 이메일이 섞여 있는데 이걸 지역별로 그룹화하고, 각 지역별 통계를 내야 한다고 합니다. 과거엔 VLOOKUP이나 피벗 테이블을 일일이 만들었지만, 이제는 AI한테 “이 파일 데이터를 지역별로 분류하고 각 지역의 고객 수, 평균 구매액을 정리해줄 수 있어?”라고 물으면 됩니다. 엑셀 매크로 코드를 제시해주거나, 아니면 파이썬 코드를 주고 직접 실행해서 원하는 형식의 파일로 만들어줍니다.
가장 실용적인 방법은 AI에게 엑셀에서 쓸 수 있는 수식을 물어보는 겁니다. “A열과 B열의 데이터를 합쳐서 C열에 만드는 함수가 뭐냐?”고 물으면 CONCATENATE나 TEXTJOIN 같은 함수를 추천해주고 정확한 문법까지 알려줍니다. 이렇게 엑셀 안에서 모든 작업을 처리할 수 있게 되는 거죠. 또는 Zapier나 Make 같은 자동화 플랫폼을 써서 엑셀 파일에 새로운 데이터가 입력되면 자동으로 정렬되고 집계되게 설정할 수도 있습니다.
이메일 폭탄은 AI가 정리해준다
하루 60통, 70통씩 오는 메일 중에 정작 읽어봐야 할 메일은 5통도 안 됩니다. 나머지는 회신 메일, 공지사항, 프로모션 메일들입니다. 이 과정에서 시간을 낭비하는 것만 아니라, 중요한 메일을 놓칠 위험까지 생깁니다.
여기서 가장 유용한 건 Gmail의 AI 필터링 기능이거나, 아니면 Slack이나 Notion 같은 도구들이 기본으로 제공하는 AI 정렬 기능입니다. Gmail을 쓰고 있다면 설정에서 “우선순위 받은편지함”을 활성화하세요. 처음 몇 주간 AI가 학습하면서 정말로 중요한 메일만 먼저 보여줍니다. 업무 메일과 스팸을 자동으로 분류해주는 수준을 넘어서, 발신자별로, 주제별로 자동 폴더링까지 가능합니다.
더 나아가서 Zapier를 써서 설정하면 Gmail에 들어온 메일을 자동으로 분류할 수 있습니다. 예를 들어 “영업 부서에서 온 메일은 자동으로 Sales 폴더에”, “인사팀 공지는 자동으로 공지사항 폴더에” 이런 식으로요. 메일에서 첨부파일이 있으면 자동으로 Google Drive에 저장하게 설정하면, 매번 수동으로 파일을 다운로드할 필요가 없습니다.
문서 정리, 이제 손으로 할 필요 없다
회사에서 내려오는 공문, 회의록, 보고서, 매뉴얼… 이런 문서들이 컴퓨터 이곳저곳에 흩어져 있는 경우가 대부분입니다. 나중에 필요할 땐 어디 있는지도 모르고, 인수인계를 할 때는 정말 난감합니다.
Notion이나 Microsoft 365의 AI 기능을 쓰면 이런 문제가 한 번에 해결됩니다. 문서를 모두 클라우드 폴더에 올려두고 AI에게 “이 파일들을 내용별로 자동 분류해줄 수 있어? 그리고 각 폴더별로 목차를 만들어줘”라고 하면 됩니다. 특히 Notion의 Database 기능과 AI를 결합하면, 문서 파일들이 자동으로 메타데이터(작성자, 작성일, 주제 등)를 포함해서 정렬됩니다.
더 구체적으로, 영수증이나 영업 기록처럼 반복되는 문서 형식이 있다면, OCR과 AI를 조합해서 손글씨나 인쇄된 문서를 자동으로 디지털화하고 정보를 추출할 수 있습니다. 예를 들어 월간 영수증 100장을 스캔만 해두면, AI가 자동으로 날짜, 금액, 항목을 인식해서 엑셀 파일로 만들어줍니다. 이 과정이 정말 10분 안에 끝납니다.
실제로 시작할 때의 팁들
자동화를 시작할 때 가장 중요한 건 작은 것부터 시작하는 겁니다. 회사 전체 시스템을 바꾸려고 하면 IT팀과의 협의, 보안 검토 등으로 몇 달이 걸립니다. 대신 자신의 개인 폴더, 개인 메일함, 개인 업무 파일부터 자동화를 적용해보세요. 성공 사례가 나오면 그걸 바탕으로 팀 전체로 확대하는 게 훨씬 수월합니다.
또한 처음엔 유료 도구보다 무료 버전으로 시작하세요. ChatGPT 무료 버전, Gmail 기본 기능, Notion 무료 플랜으로 충분히 자동화의 맛을 볼 수 있습니다. 일단 효과를 느끼고 나면, 더 고도화된 자동화가 필요할 때 Zapier 같은 유료 플랫폼을 쓰면 됩니다. 무엇보다 중요한 건 마음가짐입니다. 처음엔 어렵게 느껴질 수 있지만, 유튜브 튜토리얼 하나나 ChatGPT에 물어보면 대부분 5분 안에 해결됩니다.
당신의 시간은 반복 작업을 위해 있는 게 아닙니다. 더 창의적인 업무, 더 가치 있는 일에 쏟아야 할 시간입니다. 지금 이 순간이 바뀔 기회입니다.